これほどまでに便利になった世の中でも意外と無駄な動きをしていることはありませんか。
それが私生活の中でならともかく、仕事をする上でだと逆に仕事を増やしているかもしれません。
より効率的にタスクをこなし、生産性を上げるためにもシステム活用で済む場合は導入を検討してもいいかもしれません。
そこで今回は、業務効率化について得るメリットや効率化できる作業、その中でも稟議書のペーパーレス化についてご紹介します。
ぜひ参考にしてみてください。
システム導入で業務効率化！
よく聞く、業務効率化という言葉は読んで字の如く仕事を進める上での業務などの中から無駄を省き効率をよくするという意味です。
もちろん無駄があるのならばその無駄をなくし、おかげで生まれた時間に別の作業を行うことができるので悪いことではありませんが、なぜここまでして業務効率化をする必要があるのでしょうか。
それは日本が直面する深刻な問題との関わりがあります。
まずは少子高齢化で、少子高齢化になるまで複数のステップがあり定義も様々です。
1番最初のステップの子どもの数が高齢者人口より少なくなった状態を少子社会と呼ぶとするとこれが起きたのが1997年。
それ以降大きな改善はないため20年以上継続してこの状態であるということになります。
少子高齢化の社会で起きる問題は複数ありますがその中でも労働人口の減少が挙げられます。
簡単にいうと労働力不足であるのでできるだけ業務の無駄を省こうという動きが出てきました。
またもう一つの理由としてコロナ禍で日本では大きな働き方改革が行われたといえます。
以前からテレワーク等導入していた企業もありますが、本格的に導入され働き方だけではなく働く場所・時間もずいぶんフレキシブルになりました。
その結果、より一層生産性の向上を求められると同時に効率の良さも重要視されるようになったというわけですね。
業務効率化して得るメリット
実際にシステムなどを導入し効率化を図ることで得るメリットはたくさんあります。
・負担軽減
まずは1番のメリットである、それぞれ業務に取り組む社員の負担が軽減できるということです。
今でももちろん人間がする方がいい作業は存在しますが、流れ作業や繰り返しの作業等体力を消耗する単純作業は量も多い場合があります。
単純作業であるだけに集中力がなくなりミスを生んでしまうこともあるのでシステムに任せればそれも防ぐことができますね。
・タスク管理が容易になる
次に挙げられるのがタスク管理が簡単にできるようになるということです。
また社内共有ができる機能があれば自分だけではなく他の社員やプロジェクトチームのタスク進捗などを漏れなく確認できます。
そしてタスクごとの優先順位も決めやすくなるので業務の効率が上がりそうですね。
・社内共有がしやすい
それぞれの知識や経験を無駄にすることなく活用することができます。
個人作業の中で得たものを社内に共有することで、他の社員の手助けになることもありますしそのおかげで作業スピードが速くなることもあるでしょう。
また例えば社員が使用するシステムやツールの使用方法をマニュアル化しデータで閲覧できるようにすれば、その都度教えずに済むので時間も有意義に使えます。
・ペーパーレス化
今でも重要な資料等、紙で管理している企業が意外と多いのではないでしょうか。
企業の規模やプロジェクトの規模が大きくなればなるほど管理しなくてはいけない資料の数増え、必要な時に探す時間もかかります。
そんな時に資料など書類の電子化をすればシステム上ですぐ必要なデータの検索もでき、紛失のリスクもなくなります。
上記以外にも業務効率化して得るメリットはあります。
しかし業務効率化を目的としたシステムなどの導入にはコストも労力もかかります。
したがって、期待できる効果をしっかり確認し導入に値するのかを十分に検討する必要はありますね。
どんな業務の効率化ができる？
それでは具体的に業務効率化できる仕事・作業についてご紹介します。
1つ目は備品管理です。
備品といってもファイル等小さなものからパソコンやプリンターなど大きくそして高額なものがあります。
それらの管理を紙や記憶に頼っているのなら少し不安かもしれません。
アナログで備品を管理していると、借りるために担当者に連絡する必要があり時間がかかってしまいます。
また、備品の詳細は担当者しか知らない場合があり、現場が混乱する可能性もあります。
そして例えばパソコンだと中には重要な情報がある場合もありそれを紛失したとなると会社の信用問題に関わってきます。
紛失や記録忘れ、改ざん等のリスクを避けるためにもデータでの管理をしてみましょう。
データ管理することで、誰が、何を、いつ持ち出したのか確認できるので紛失にすぐ気づけます。
同時に備品の個数の把握ができるので不要な備品の購入も防ぐことができます。
担当者に直接会うなど手間もかからないでの貸し出しもスムーズに進むというメリットもありますね。
そしてコミュニケーションアプリの導入もできます。
連絡の際にメールを使用するのではなく、チャットアプリを活用すればより気軽に連絡を取りやすく、気付きやすいというメリットがあります。
もちろんわざわざコミュニケーションアプリを導入しなくても今あるもので代替が効く場合ももちろんあります。
しかしコミュニケーションアプリは多くの場合がコミュニケーションのためだけではなく、他にも多くの機能を備えていることがあります。
例えば、テレワークが導入され始めたことでウェブ会議の機会も増えたのではないでしょうか。
その際に、社内で導入しているコミュニケーションアプリの中にあるウェブ会議用の機能を使用することで余計にアプリを導入する必要がなく、1つのアプリで完結できることがありますよ。
3つ目はグループウェアです。
グループウェアとは一言でいうと情報の管理共有に長けたITツールです。
意思疎通を円滑に進めるために、 スケジュールやタスク管理、設備予約、データやファイルの共有などの機能があります。
このグループウェアを導入することで迅速な情報共有を可能にしその結果、仕事の効率化を見込めます。
そして個人のタスクの進捗状況を目で見て確認できるので、働き方改革にも関わる過重労働などを事前に防ぐこともできます。
グループウェアを導入する場合は、社内管理とクラウドの2種類あるので、それぞれ特徴やメリット、デメリットを参考にどちらが適しているのかは確認しましょう。
そして最後にMAが挙げられます。
MAとはマーケティングオートメーションの略で、コンテンツを作成しアプローチのタイミングを設定することで顧客の獲得から育成、分類、管理などを自動的に行う機能のことです。
そのおかげで多くのユーザーにアプローチができるという特徴を持っています。
従来のマーケティング活動は不特定多数を対象にしていたため顧客獲得までも時間がかかりました。
しかしこのMAは見込み客にアプローチするので時間の無駄を省きます。
このMAで実現できることは多くあるので興味がある方はMAについて調べてみてください。
いまだに紙での稟議書？！
業務で必要な備品やサービスの導入などの際に使用するのが稟議書。
社内会議で共有するほどではないものなどに使用され、情報共有も兼ねて稟議の提出が行われます。
しかし、作成から承認から時間がかかることがほとんどです。
なぜなら自分だけの権限では決定できないものを対象に、複数の関係者の承認や決裁を得る必要があるからです。
関係者全員が車内にいればいいですが、出張などで不在の場合下手したら承認に数週間かかってしまうかもしれません。
また前述したように重要な書類が紙の場合、保管や検索にも手間取ります。
今後はペーパーレス化をはじめ、脱印鑑などオンラインでの決裁承認の件数増加や情報共有ニーズの多様化が起きることを前提に、決裁を支援するAI決議アプリが必要になるでしょう。
そこでアタラキシアは紙の稟議書を廃止し、アプリで管理する方法を提案します。
2022年度から普及を目指す決議アプリ「KetsuGI」は、独自のAIを組み込むことで、決議する内容をAIエンジンが処理判断し、リコメンドから決裁を効率化するクラウドシステムです。
このアプリは決裁承認での活用はもちろんのこと、管理組合やサークルなどの団体での情報の回覧等スピーディに行うことができます。
使用方法としては、まずは登録した管理者が利用者や決裁ルートを作成します。
単体でも利用可能な基本的判断を行う独自のAIエンジンをあらかじめ実装しているので決議する内容をAIが処理判断を行います。
そして実際の決裁結果として追加学習させていくことで、それぞれの組織に適応したAIエンジンへと成長していきます。
これにより使えば使うほどAIが学び導入している組織に合わせてより使いやすくなっていくというわけです。
まとめ
いかがでしたか。
今回は、業務効率化についてメリットやどれだけの効果を得ることができるのか、そして稟議書のペーパーレス化についてアプリの活用という選択肢もご紹介しました。
とはいえ、何でもかんでも導入して導入コストの方が上回ってしまうと元も子もありません。
しっかり導入する価値があるのか、導入するとしてもどのシステムにするのか考える所から始めましょう。
そして費用や機能を含めしっかり比較して1番効果を発揮し、最適なシステム導入を目指しましょう。
効率的なシステム開発や、あらゆる技術を利用したDX化はアタラキシアディーエックス株式会社までご相談ください！
