真の業務改善
ローコードやAIの導入は、業務改善の第一歩に過ぎません。単にデジタル化を図るだけでは、生産性の向上は望めません。なぜなら、元々非効率な業務プロセスをそのままペーパーレス化しても、根本的な問題は解決されないからです。真の業務改善を成し遂げるには、一見すると分かりにくい部分、つまり業務の隠れた非効率性に着目する必要があります。
具体的には、業務フローの徹底的な見直しと、無駄な工程の排除、ボトルネックの特定が欠かせません。単なるデジタル化ではなく、業務そのものを根本から改革することが肝心なのです。また、新しいシステムやツールを効果的に活用するためには、担当者一人ひとりのスキルセットの向上が不可欠です。さらに、変革を阻害しかねない組織文化の変容も重要な課題となります。
AIやローコードは、この業務改革を実現するための強力なツールです。しかし、これらの新しいテクノロジーそのものが目的ではありません。むしろ、これらを上手く活用して業務を再構築し、生産性と効率を最大化することこそが本来の目標なのです。テクノロジーは手段に過ぎず、真の業務改善には、抜本的な変革意識と取り組みが求められるのです。
知識共有の重要性
「仕事ができる」と評価される人の中には、単に暗記に頼って業務を遂行している場合があります。彼らは、重要な作業である「記録を残す」ことや「他者に説明する」ことを省略しがちです。そのため、一見すると早く仕事を終えられるように見えます。しかし、このような暗記依存の業務スタイルには大きな危険性が潜んでいます。
暗記に頼ると、業務知識が個人に蓄積されてしまい、組織全体での共有が困難になります。結果として、他のメンバーが同等の業務を行うことができず、業務の継続性が損なわれてしまいます。また、離職時の影響も深刻です。さらに、社会が急速に変化する中で、常に新しい知識を身に付ける必要があるにもかかわらず、個人の記憶力だけに依存している限り、持続可能な業務遂行は難しくなります。
組織の競争力を維持・向上させるためには、個人の記憶ではなく、適切なドキュメンテーションと知識共有が不可欠です。業務プロセスや重要情報を文書化し、組織全体で共有することで、継続的な業務の遂行と発展が可能になります。さらに、メンバー間の円滑な引き継ぎも実現でき、人的リソースの有効活用にもつながります。結果として、組織全体で持続可能な競争力を生み出すことができるのです。
ノウハウ共有の壁
また、「仕事ができる」と評価される人の中には、自分のノウハウや知識を他者と共有しない傾向があります。彼らは、自身が実践している作業手順やツールの使い方について、積極的に情報公開をすることはありません。さらに、自分で作成したメモや管理表などのドキュメントは、他者が理解しにくい構造になっていることが多いのです。
このようなノウハウの共有を拒む姿勢は、個人の高い生産性を周りのメンバーに広げることを阻害してしまいます。結果として、組織全体の能力向上が滞る要因となってしまうのです。確かに、優れた個人の力は重要です。しかし、組織が持続的に成長していくためには、そうした個人の力を組織の力に昇華させることが不可欠なのです。
そのためには、個人のノウハウやスキルを組織内で水平展開し、標準化していく取り組みが欠かせません。業務知識やベストプラクティスを文書化し、社内で共有することで、個人の経験知に頼らずとも、誰もが同様のパフォーマンスを発揮できるようになります。さらに、業務の標準化を進めることで、プロセスの安定性と効率性を高められます。
こうした取り組みを通じて、個人の力を組織全体の力に転換できるのです。ノウハウの共有と標準化に注力することこそが、組織の持続的な成長を実現する鍵となるのです。
組織的な業務遂行
他者が理解しがたいドキュメントが作成されていることは、重要な情報が明確化されていないことの表れです。つまり、「仕事ができる」と評価される人々は、実際のところ自身の記憶や経験に過度に依存して業務を遂行していると言えます。
このような個人の暗黙知に頼る業務スタイルには、大きな危うさが伴います。書面に残されていない情報は、人の入れ替わりや時間の経過とともに失われてしまう可能性があるからです。また、個人の記憶や解釈に依存することで、誤解や手落ちが生じるリスクも高まります。さらに、担当者が離職した場合には、業務の継続に深刻な支障をきたしかねません。
そのため、優れた業務遂行力を実現するには、個人の熟練やノウハウに完全に頼るのではなく、組織的なアプローチが不可欠です。業務プロセスやルール、活用するツールなどを明確化し、標準化することが肝心なのです。さらに、それらを適切にドキュメント化し、組織全体で共有することで、個人の入れ替わりに左右されない業務継続が可能になります。
つまり、優れた業務遂行力は、組織として明確かつ標準化されたプロセスやルール、ツールを整備し、活用していくことで実現されるべきなのです。個人の力に過度に依存するのではなく、組織的な取り組みをすることが何より重要なのです。
まとめ
業務改善するところを見つけるには、独走してるタイプの「仕事ができる」と言われている人の周りにある情報を整理するとよいです。仕事ができて忙しそうにしている人の周りにこそ、業務改善のネタが眠っていると思って間違いないでしょう。
アタラキシアDXの幅広いシステム知識を有するエンジニアチームの支援によりDX研究室の記事をお送りしています。システムのことを幅広く知っているアタラキシアDXチームとのディスカッションを通じて劇的な業務改善を目指しませんか？
