情報システム部の3つの課題
情報システム部は、企業のDX推進の要となる部署ですが、そもそも効率や生産性の問題も残っておりDXどころではないことが多いと聞きます。下記の課題を解決し、DXを推進する体制を整えることが、企業の競争力強化につながっていくでしょう。情報システム部がDXどころではない理由は、大きく分けて3つが挙げられます。
１．レガシーシステムの存在
多くの日本企業は、長年にわたって運用してきたレガシーシステムを抱えています。これらのシステムは、業務の効率化や生産性の向上を阻害するだけでなく、DXの推進にも大きな障壁となっているのが現状です。レガシーシステムは、技術の進歩やビジネス環境の変化に対応できていないため、使い勝手が悪く、運用コストも高騰しており、システムの内部構造が複雑で不明瞭な場合が多く、改修やメンテナンスが困難です。
２．IT人員不足
DXを推進するためには、IT人材の確保が不可欠です。しかし、日本ではIT人材の不足が深刻な問題となっています。経済産業省の調査によると、2030年には約79万人のIT人材が不足すると予測されています。このままでは、DXの推進が遅れ、企業の競争力が低下する恐れがあります。
３．社内体制の課題
情報システム部は、営業部門や経営部門など、他の部門と密接に連携して業務を進めていく必要があります。しかし、社内体制が整っていない場合、情報システム部はDXの推進に大きな制約を受けてしまいます。例えば、営業部門がDXの重要性を理解していない場合、情報システム部は営業部門の要求に応える形で、DXの取り組みが中途半端になってしまうことがあります。また、経営部門がDXに十分な投資を行わない場合、情報システム部はDXの推進に必要なリソースを確保できず、思うように取り組めなくなってしまうのです。
これら3つの理由から、情報システム部はDXどころではない状況に陥っていると言えます。
レガシーシステムの刷新については、まずは、自社のレガシーシステムをすべて把握することが重要です。システムの種類や稼働状況、技術のバージョンなどを確認し、優先順位をつけて刷新していくために段階的な移行を検討する必要があります。また、IT人材の確保については、社内教育や外部からの採用といった方法を組み合わせて取り組んでいく必要があります。社内教育では、ITスキルの習得だけでなく、DXの理解や推進スキルの習得も重要です。社内体制の整備については、DXの推進を担う組織を設置する等してその重要性を社内に浸透させ、経営層のコミットメントを得ることが重要です。
これらの取り組みを着実に進めていくことで、情報システム部はDXを推進する体制を整えることができるでしょう。
見積りの精度とリスクマネジメント
システムインテグレーター（SIer）の営業担当者は、顧客からシステム開発の見積り依頼を受けると、開発プロジェクトの責任者である開発プロジェクトマネージャー（PM）に依頼し、見積書を作成してもらいます。しかし、PMが十分な時間をかけずに見積りを作成すると、見積もり金額が膨らんでしまうことがあります。その理由は、以下のとおりです。
１．作業工数の見積もり誤り
PMは、システムの要件を理解し、作業工数を正確に見積もることが重要です。しかし、見積り時間が十分に取れない場合は、要件を十分に理解できないまま、作業工数を見積もることになりかねません。その結果、作業工数を見積もり過ぎ、見積もり金額が膨らんでしまうことがあります。
２．リスクの考慮不足
PMは、システム開発にはさまざまなリスクがあることを認識し、そのリスクを十分に考慮する必要があります。しかし、見積り時間が十分に取れない場合は、リスクを十分に考慮できないまま、見積書を作成してしまうことがあります。その結果、リスクが発生した場合の追加費用を見積もり過ぎ、見積もり金額が膨らんでしまうことがあります。
３．営業担当者への配慮
PMは、営業担当者と協力して、顧客から受注できるように努力する必要があります。そのため、営業担当者が「この金額で受注したい」と希望する場合は、その希望に応える見積書を作成してしまうことがあります。その結果、見積もり金額が膨らんでしまうことがあります。
また、PMが「もうこれ以上、請けられない」という悲鳴を上げている場合、その悲鳴が金額に乗っている可能性もあります。PMは、システム開発プロジェクトの責任者として、プロジェクトの成功に向けてさまざまな業務を担います。そのため、プロジェクトの規模や難易度が高い場合、PMは大きな負担を強いられます。
見積り時間が十分に取れない場合は、PMは、プロジェクトの全体像を把握したり、必要な人員や設備を調達したりすることが難しくなります。その結果、プロジェクトの成功が難しくなり、PMは「もうこれ以上、請けられない」という悲鳴を上げることになります。
見積り時間不足が招く営業不振
前項で述べたように、見積り時間が十分に取れない開発PMから提出される高額な見積りが、結果的に受注を逃すことにもつながってしまいます。なぜなら、高額な見積りによって、顧客は「この価格で開発できるなら、他社に依頼したほうが安上がりだ」と判断し、他社に依頼する可能性が高くなるからです。また、高額な見積りによって、顧客とSIerの間で交渉がまとまらず、受注に至らない可能性もあります。その結果、受注を逃すことで、営業側の成績が低下する可能性があります。
また、受注を逃したことで、顧客からの信頼を失い、将来の受注に影響する可能性も考えられます。この悪循環に陥ってしまうと、SIerの業績に悪影響を及ぼす可能性があります。以下に、見積り時間不足による悪循環に陥った具体的な事例を紹介します。
あるSIerでは、営業担当者が顧客から見積り依頼を受けた際に、PMにすぐに見積書を作成するよう指示していました。そのため、PMは十分な時間をかけて見積りを作成することができず、高額な見積りを提出していました。その結果、顧客は他社に依頼するようになり、SIerは受注を逃すことになりました。また、営業担当者の成績も低下し、評価や報酬が下がりました。
この事例では、SIerが見積り時間を十分に確保するようにしていれば、高額な見積りを提出し、受注を逃す可能性を減らすことができたと考えられます。このような悪循環を防ぐためには、以下の対策が考えられます。
１．見積り時間を十分に確保する
SIerは、見積り時間を十分に確保できるように、営業担当者と連携して、顧客から見積り依頼を受けた時点で、PMに十分な時間を確保できるように調整する必要があります。
２．PMのスキルアップを支援する
SIerは、PMのスキルアップを支援することで、PMがより正確な見積りを作成できるようにする必要があります。具体的には、見積りに関する研修やトレーニングを実施したり、PMの経験やスキルを共有したりするなどの支援が必要です。
３．リスクマネジメントを徹底する
SIerは、システム開発にはさまざまなリスクがあることを認識し、リスクマネジメントを徹底する必要があります。具体的には、リスクを洗い出し、その対策を検討し、見積書に織り込むなどの対応が必要です。
これらの対策を講じることで、見積り時間が十分に取れない開発PMから提出される高額な見積りを防止し、営業側の成績低下を防ぐことができるでしょう。
PMOでPMの負担軽減
開発PMは、プロジェクトの管理・運営を担う重要なポジションです。しかし、その多忙さゆえに、さまざまな悩みを抱えている人も多いようです。
開発PMは、プロジェクトの成功を収めるために、さまざまな業務をこなさなければなりません。その中には、要件定義や設計などのクリエイティブな業務だけでなく、進捗管理や品質管理などのルーティンワークも含まれます。しかし、中には、ルーティンワークばかりで、クリエイティブな業務にかける時間が限られてしまうというPMもいます。このような状況では、PMとしてのやりがいを感じにくく、モチベーションの低下や、仕事への不満につながる可能性があります。
また、開発PMは、常に新しい技術や知識を身につけ、プロジェクトに活かしていくことが求められます。しかし、多忙な業務に追われていると、勉強やスキルアップのための時間が十分にとれず、新しいことを始められないというPMもいます。このような状況では、PMとしての成長が停滞し、チームの競争力にも影響を与える可能性があります。
さらに、開発PMは、プロジェクトの成功のために、さまざまな部署や役職の人とコミュニケーションをとる必要があります。そのため、雑用や案件が次々に降ってきて、パンパンの状況になってしまうことも少なくありません。このような状況では、PMは、本来の業務に集中することができず、仕事の効率が低下してしまう可能性があります。
PMOが開発PMの多忙を解決する
PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）は、プロジェクトの成功を支援する専門組織です。PMOは、開発PMの業務をサポートすることで、その多忙を解決し、チーム全体の円滑な運営に貢献することができます。具体的には、PMOは、以下の業務を担うことができます。
・プロジェクトの計画・立案・実行・監視・評価
・プロジェクトのリスク管理
・プロジェクトの品質管理
・プロジェクトのコミュニケーション管理
PMOは、これらの業務を担うことで、開発PMの業務負担を軽減し、クリエイティブな業務にかける時間や、勉強やスキルアップのための時間を確保することができます。また、PMOのサポートにより、開発PMは、プロジェクトの成功に集中することができ、チーム全体のパフォーマンスも向上する可能性があります。
PMOと開発PMは、連携することで
PMOは、開発PMの業務を把握し、適切にサポートすることが重要です。また、開発PMは、PMOのサポートを積極的に活用し、業務の効率化や、チーム全体の円滑な運営に貢献することが重要です。PMOと開発PMはそれぞれの役割を理解し、連携することで開発PMの多忙が解決され、チーム全体がより効果的に、より効果的に業務を遂行することができるでしょう。
まとめ
いかがでしたか？
PMOは複数人で構成されるため、ノウハウやアイデアによってSI営業の強力なバックアップとなることでしょう。また、これまでの開発PMにとっても、効率化や生産性向上を支援することになるので、両者にとってPMOはなければならないポジションであると言えます。
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