業務システムは、企業活動の中枢として、日々の業務を支える重要な存在です。しかし、多くの企業で使われている業務システムには、その運用の中で多くの課題や改善点が存在しています。それらの課題は、日常の業務に支障をきたすこともあるため、その解消が求められます。
一つの大きな課題として、多くの業務システムが長い期間にわたって様々な改修や改変を繰り返してきた結果、非常に複雑な構造になってしまっていることが挙げられます。これがデジタルトランスフォーメーション（DX）の進行を阻害する要因となっています。最初はシンプルだった業務も、時間と共に新しい要件や変更が積み重なり、その結果システムは複雑化してしまいます。
そもそもITなのDXなの
要点として、業務システムの主要な機能は「情報の検索」と「データの出し入れ」です。これが本質的にシンプルな機能であるにも関わらず、なぜ多くのシステムが複雑になってしまうのかという疑問が浮かび上がります。実際の業務現場では、簡潔で効率的なシステムを望む声が常に上がっています。
その背景には、システム設計の過程でのコミュニケーションの不足が考えられます。現場担当者とシステムエンジニア（SE）の間には、知識や経験のギャップが存在しています。具体的には、現場担当者が業務の細かい部分に焦点を当てるのに対し、SEはシステムの技術的な面に注目する傾向があります。このため、お互いの要求や要件を十分に理解しあうことが難しくなり、最終的なシステムが現場のニーズを十分に反映しきれないことが多くなります。
この問題の解消には、業務とシステムの双方を熟知した第三者の存在が必要です。この第三者は、現場担当者とSEの間に立って、双方の要求やニーズを的確に捉え、適切なシステム設計に繋げる役割を果たすことが期待されます。その結果、システムは簡潔で効率的に、そして現場のニーズに合ったものとなり、DXの障壁も低くなるでしょう。
このような新しい役割を果たす人材の育成や活用は、今後の企業の競争力を左右する重要なポイントとなると言えるでしょう。業務システムの複雑さを乗り越え、真のDXを実現するためには、このような新しいアプローチが不可欠です。
なにをすればいいか
デジタルトランスフォーメーション（DX）は、企業にとって大きなチャレンジであり、その成果は企業の未来を左右するものです。その成功を追い求める中、DXの取り組みは現場だけの努力では成し得るものではありません。企業の上層部がきちんとDXの重要性を理解し、リーダーシップを取って推進していけるかどうかにかかっています。
しかし、特に中小企業では、経営幹部の負担は大きく、DXへの取り組みをどのように推進していくかの余裕が乏しいのが現実です。
現状のままではまずいと思っている経営層やDX現場担当者の方に向けて、組織のDXが上手く行かない理由と解決策をまとめてみました。
1. 経営層の知識不足・理解不足
人は未知のものを前にすると、自身の経験や知識の範囲内でしか想像や判断ができません。つまり、経営層がITの本質やポテンシャルを十分に把握していなければ、適切な戦略を立てることは難しいです。
- 解決策：経営層や意思決定者向けの研修やワークショップを実施し、デジタル技術の最新トレンドや成功事例を学ぶことも有効です。これにより、デジタルを活用した新しいビジネスモデルや価値提供の可能性を理解し、より具体的なDX戦略を策定することが可能になります。
2. 要員稼働不足（リソース不足）
日本を含む多くの国で労働人口が減少しており、リソースの確保が難しい状況です。これにより、新しいシステムの開発や大幅なシステム改修が難しくなっています。
- 解決策：オフショア開発の活用。海外のリソースを有効活用することで、コスト削減はもちろんのこと、質の高い開発を期待することができます。
3. 作業の標準化ができていない
日本の企業は、職人的な文化が根付いており、それがシステム開発にも影響していると言われています。そのため、システムが属人化しやすく、継続的な保守・運用が困難となることが多いのです。
- 解決策：初めの段階での明確な設計とドキュメンテーションの徹底です。そして、システムの基本設計はシステム工学の知識を持ったSEに任せることで、将来的な保守性や拡張性を確保する。また、コンサルタントだけでなく、システムの深い部分を理解している専門家の意見も取り入れることが必要です。
しかし、すでにシステムが複雑化してしまっている場合、専門家と協力して保守や運用の戦略を再考する必要があります。大規模な改修や置き換えには多額のコストと時間がかかるため、焦ることなく、中長期的な視点で取り組むことが大切です。保守運用費用をただ支払っているだけではDXを達成することは難しく、継続的な投資と努力が不可欠です。
DXは一朝一夕に結果が出るものではありません。しかし、正しい方向性を持ち、持続的な取り組みを続けることで、組織はデジタル時代においても競争力を保ち続けることができるでしょう。
まとめ
DXの成功は経営層のリーダーシップと、組織全体の協力が必要です。中小企業でも、外部の協力や人材の育成に投資することで、DXの障壁を乗り越え、新しい価値を創出することが可能となります。最も重要なのは、DXの取り組みが単なる一過性のプロジェクトではなく、組織の文化や価値観を変えるものとして捉え、持続的な取り組みとして進めていく意識を持つことです。
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